6 passos para manter uma Inbox Zero

Quem não usa o e-mail nos dias de hoje? É um meio rápido, eficaz e pragmático de enviar mensagens com mais ou menos texto com ou sem anexos. Há-os de todos os tamanhos, feitios, com mais ou menos espaço, com diferentes modalidades de uso mas todos requerem uma manutenção cuidada para poder ser verdadeiramente uma ferramenta de comunicação essencial de comunicação, quer esta seja pessoal ou profissional.

Essa manutenção nem sempre é constante e se faltar alguma organização desde o início o resultado acaba por ser catastrófico: inbox a abarrotar de emails, de categorias diferentes, com datas muito distantes entre si, o que torna qualquer tipo de pesquisa ou seguimento um tormento, mesmo com as ferramentas mais avançadas de pesquisa de emails.

O que fazer então para conseguir ter uma inbox imaculada e os emails dispostos por categorias e organizados? Ficam aqui 6 passos a seguir para atingir esse ideal:

imap_pop1

1. CONFIGURE O SEU EMAIL

A primeira coisa que se tem de ter em conta quando se abre nova conta de email é mesmo essa: a configuração. As opções são duas e podem servir objectivos diferentes.

O protocolo IMAP permite usar uma aplicação de email como o Outlook (PC) ou o Apple Mail (Mac), mas sem acumular cópias, utilizando a conta directamente do servidor.

Vantagens: evita cópias desnecessárias e sempre que eliminar algum email ou redigir uma resposta do seu telemóvel, essas acções reflectem-se em todos os outros aparelhos ligados ao mesmo servidor (computador, iPad), o que poupa tempo considerável e permite uma maior fluência.



Desvantagens: tudo o que fizer será inalterável, porque parte do servidor, o que faz com que se tenha de tomar atenção redobrada sempre que se eliminar algum email. O manuseamento do programa de email pode tornar-se lento devido ao facto de estar ligada ao servidor, o que pode por vezes ser algo frustrante (mas depende também da máquina que se está a usar e do aplicação).

A configuração POP mais velhinha e mais conhecida permite deixar cópias no servidor, o que é vantajoso se houver mais do que uma pessoa a seguir essa conta de email.

Vantagens: é um sistema mais rápido e mais seguro, por guardar cópias e que pode ser útil se a conta estiver efectivamente a ser seguida por mais pessoas.

Desvantagens: requer mais manutenção, porque a dada altura será necessário perceber quando apagar as mensagens que ficaram no servidor. Por outro lado, qualquer acção que fizer no telemóvel não se irá reflectir no computador o que faz com que aquelas mensagens de spam tenham que ser apagadas mais do que uma vez.

54ebc1ed35eeb_-_email-inbox-screen-xl

2. CRIE PASTAS

É talvez uma das tarefas que nos tira mais tempo incialmente e que depois nos traz muitas vantagens. Quer crie essas pastas directamente no servidor ou na sua aplicação email, o essencial é configurar um sistema que seja adaptado às suas necessidades.

Normalmente costuma dividir-se essas pastas entre Trabalho e Pessoal, depois a partir daí a escolha é do freguês, mas costuma ser por categoria (Família, contabilidade, Compras, Clientes, etc). De todas as formas convém evitar estes problemas:

-Categorias a mais: não vale de nada criar pastas a mais se não recebe tantos emails ou se nunca irá colocar emails nessa categoria

-Categorias cruzadas: evitar criar pastas em que o email que chegue possa estar numa ou noutra, o que gera confusão e o leva a criar cópias só para obedecer ao sistema criado, o que é um absurdo.

-Categorias a menos: também não convém deixar emails sem casa – crie as categorias essenciais e depois, ao longo do tempo, se vir necessidade disso, crie novas para acomodar emails fora do sítio.

-Categorias vagas ou muito gerais: estas categorias tendem a acumular muitos emails e depois acabamos com o mesmo problema da inbox – emails a mais para gerir dentro da mesma pasta;

-Pastas dentro de pastas dentro de pastas: é muito fácil cair no vórtex das pastas, queremos ser tão específicos que acabamos com um sistema cebola que nos impede de chegar aos emails com rapidez.

1Mail

3. CRIE REGRAS

Agora que já temos o email configurado e as pastas criadas, só falta criara as regras. Atenção que o sistema nem sempre é infalível: sobretudo na última versão da aplicação Apple Mail as regras nem sempre funcionam, provavelmente por causa de um bug dessa versão. De todas as formas, há algumas coisas a considerar quando criamos regras de email:

-crie regras quando o volume de emails é grande e constante;

-crie regras claras e que evitem conflitos (interpretação diferente por parte da aplicação do que a que tinha sido dada pelo utilizador);

-teste, teste, teste;

-vá actualizando os endereços emails que inseriu – os mesmos podem mudar e depois acaba com a inbox de novo a abarrotar;

-utilize as regras para se livrar do spam mas utilize palavras muito específicas senão acaba com emails importantes no lixo;

-dê um nome específico a cada regra que seja facilmente reconhecido por si e por quem usa a conta de email.

zoho-mail-flag

4. UTILIZE MARCADORES

Tal como os documentos, podemos classificar os emails de duas formas: os emails pendentes (a resolver) e os emails a armazenar (detentores de informação, provas, etc).

Os marcadores permitem indicar-lhe exactamente quais são os emails que precisam de resposta ou que dizem respeito a um determinado assunto ainda em aberto a resolver. Existem marcadores de várias cores aos quais podem ser atribuídas várias categorias (Pessoais, Trabalho, Desemprego ou A resolver, A responder, A aguardar, etc).

Na maior parte das aplicações, mesmo que o email esteja numa determinada pasta, existe um separador para cada marcador que reúne todos os emails marcados, o que torna o sistema de marcação bastante intuitivo e visual.

B0jBWE7CcAACfxw

5. ELIMINE EMAILS

Como em tudo na vida, na vale a pena guardar o que não serve: elimine tudo aquilo que não precisa ou que já utilizou e não faz sentido guardar. Dessa forma evita o acumular de emails na inbox e nas pastas o que é sempre bom e o seu espaço no disco e no servidor agradecem.

Essa eliminação ou descarte pode ocorrer em várias modalidades:

-há o descarte diário que ocorre sempre que recebemos um email indesejado que não foi filtrado pelo filtro de spam;

-há o descarte ocasional quando uma situação fica resolvida e podemos então eliminar o email porque não existem situações futuras que requeiram a presença desse email (caso por exemplo das compras online);

-há o descarte programado que deverá ocorrer pelo menos uma vez por mês em que fazemos uma purga implacável e necessária que nos poupa espaço no disco e torna a manutenção da conta muito mais fluente e prática.

6. REVEJA E ADAPTE O SISTEMA CRIADO

De vez em quando é preciso levar o carro a revisão e o mesmo se aplica à nossa conta de email: os nossos hábitos de consumo de emails vão mudando e por isso convém que o sistema que foi estruturado de início seja adaptado à sua actividade diária, o quer dizer que vai sofrendo pequenas alterações ao longo do tempo.

Programe essa revisão, marque na sua agenda e faça um mapa mental do que mudou e do que precisa de ser alterado para satisfazer as suas necessidades.

4-20

About the Author:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

Leave A Comment

Este site utiliza o Akismet para reduzir spam. Fica a saber como são processados os dados dos comentários.