5 segredos para uma Gestão de Tempo ideal!

Gestão do Tempo: o meu calcanhar de Aquiles!

Não sei porquê, mas, de cada vez que falo neste tema, fico com a sensação de que apreendo mais qualquer coisa. Reitero a minha vontade de melhorar a minha gestão de tempo.

Isto porque a gestão do tempo – pasme-se ó alma, as professional organizers também precisam de se organizar! – é o meu pequeno “calcanhar de Aquiles”, sobretudo com o ónus familiar de ter 3 crianças em casa e porque sou daquelas pessoas entusiastas que quer fazer tudo e mais alguma coisa e que tem tendência a criar um universo paralelo para si mesma em que a unidade temporal é substancialmente diferente da realidade, no qual as horas têm todas mais 20 minutos e as casas são feitas de chocolate.

A gestão de tempo é um assunto perenemente pertinente, porque nos regula e permite-nos fazer o ponto da situação, localizar-nos relativamente aos nossos objectivos e metas. É também e, paradoxalmente, uma área que é frequentemente negligenciada e, infelizmente, não é como “andar de bicicleta”, sendo oportuna a melhoria contínua e uma certa calibração, consoante o andamento dos nossos dias e os planos que vamos alinhavando ao longo da nossa vida.

Ora bem, prometi-vos 5 segredos e aqui vão eles, fresquinhos e prontos a usar:

Child writing by hand on notepad
1 – Escreva e Depois… Escreva mais um Pouco!

Pois é, esta é suspeita para alguém como eu que gosta de escrever: começo a fazer uma lista de tarefas ou a traçar planos para o dia em questão e acabo com um manuscrito que põe o “Guerra e Paz” de Tolstoi num chinelo.

Bem, neste caso, para se organizar não precisa de escrever muito, mas de ter a noção do que é indicado para si, do que é prático. A escrita em demasia e o exagero nos detalhes pode ser contraproducente e nem sempre acertamos à primeira no que nos convém e que nos ajuda. “Tentativa e erro” leva-nos mais longe e deve ser o leitmotiv da nossa senda por uma gestão de tempo ideal.

Há 4 situações em que o acto de escrever ajuda a obter uma maior organização do nosso tempo:

Lista de Tarefas: Elabore a sua lista de tarefas diárias e semanais com os detalhes que possam ser oportunos (dia/hora, duração, local, recursos, pessoas, etc). Deixo um exemplo:

Screen Shot 2017-01-19 at 11.59.55

Horário: Afixe o seu horário, horário dos filhos, horário do marido em sítio bem visível e acessível da sua casa onde constem as actividades recorrentes e que precisem de preparação prévia (GINASTICA, NATAÇÃO, REUNIÃO, etc) – a cozinha costuma ser o local ideal!

CC_Dry-Erase-DTL_HORIZONTAL-Detail-use

Calendário: Tenha sempre pendurado um calendário mensal (tipo quadro branco), onde possa apontar as datas importantes e compromissos agendados para esse mês, com cores diferentes para cada pessoa.

IMG_9198 (1280x853)

Bloco de notas: Traga sempre um bloco de notas na carteira para apontar eventuais compromissos (sobretudo quando o smartphone falha ou está sem bateria) e para escrever algumas ideias que lhe ocorra ou tarefas que se tenha esquecido de colocar na lista.

IMG_9560
2 – Use a Técnica P.S.D.

Conhece esta técnica? Planear, Subtrair, Duplicar. Simples de fazer e fácil de seguir.

Planear: Comece por escrever um plano, com as tarefas diárias e semanais e objectivo para o mês em questão.

Subtrair: Depois dê uma boa vista de olhos, com olhar analítico, e subtraia as tarefas. Será que consegue fazer tudo? Às vezes é necessário reduzir essas tarefas para metade.

Duplicar: Finalmente, reveja o tempo que designou para a realização de cada tarefa específica. Se colocou uma hora, coloque duas ou hora e meia. Faça com os tempos de realização da tarefa batam certo com o número de horas que tem por dia.

Esta técnica (ou treino se preferirem) é especialmente indicada para quem sofre de “Compromisso Crónico” (pessoas que dizem “sim” a tudo o que lhe pedem e acumulam demasiadas tarefas, por vários motivos) e para quem tem uma noção do tempo mais desfasada da realidade e precisa de a melhorar. A longo prazo, poderá adequando os tempos às tarefas e começando a perceber onde costuma falhar e onde precisa de mais e menos tempo, por tentativa e erro.

No final, o resultado é conseguir um quadro de tarefas semanais e diárias consistente e confiável (e sobretudo realista) com o qual possa atingir o seu objectivo mensal.

avoid-distraction-for-better-resulst_95396688_Subscription_Monthly_XXL-1024x682
3 – Conheça e Limite as suas Distracões Activas e Passivas

Todos nós temos dois tipos de distracções no nosso dia-a-dia que têm o condão de nos afastar do plano por nós delineado e de nos desviar a atenção, particularmente no nosso trabalho e num escritório com mais pessoas: a distracção activa e a distracção passiva.

Distracção Activa

-Telefonemas (sem marcação prévia);
-Social Media;
-Emails;
-Pessoas (sem marcação prévia).

Para este tipo de distracção temos algumas soluções:

-Telefonemas: Marque um horário de atendimento telefónico, se possível na hora menos produtiva do dia (estipule a priori quais são as excepções, em casos de maior urgência.);

-Social Media: Estipule uma hora do dia para dar a tal vista de olhos (nos casos em que a gestão de conteúdos e de redes sociais não seja o seu trabalho);

-Emails: Veja no início da manhã, na hora de almoço e no final do dia;

-Pessoas: Marque um dia específico à semana ou uma hora específica do dia para atendimentos. Recuse ver pessoas fora desse horário (estipule a priori quais são as excepções, em casos de maior urgência).

Distracção Passiva

-Problemas pessoais ou familiares;
-Coisas para fazer;
-Ideias novas;
-Divagações.

Este tipo de distracção é mais complicada porque se encontra dentro de si, não é uma distracção externa. Por isso torna-se mais difícil de controlar. Ficam aqui algumas sugestões:

-Problemas pessoais: Considere fazer uma pausa, faça o telefonema que precisa ou aponte eventuais soluções ou dissertações em papel. E se poder delegar, faça-o.

-Coisas para fazer: faça uma lista com tudo o que tem a fazer. Desde o momento em que fica escrito, mais probabilidades terá de não ter a mente ocupada com este item em particular;

-Ideias novas e Divagações: Tipicamente surgem quando estamos para adormecer. Tenha sempre à mão um bloco de notas onde apontar essas novas ideias e as suas divagações (Get it out of your system!)

Nem sempre estas são as soluções ideais, mas poderão ser um esboço do manual de procedimentos para poder lidar com situações que comprometam seriamente a sua gestão do tempo.

o-HOW-MUCH-SLEEP-facebook
4 – Pague os Impostos da Gestão do Tempo

Todos nós temos impostos da gestão do tempo a pagar. E o que são? As nossas horas de sono. Temos tendência a menosprezar estas horas como se não fossem importantes ou essenciais. Na verdade, estas são a base do nosso bom funcionamento. Sem estes impostos pagos, tudo desmorona. A concentração descarrila. A produtividade diminui.

E quantos impostos precisamos nós de pagar, ou seja, quantas horas precisamos nós de dormir? Há quem advogue a favor das sagradas 8 horas de sono e há quem tenha outras teorias. Segundo este artigo, o mais importante em absoluto é a sensação que se tem quando se acorda. Estamos bem dispostos? Sentimos que dormimos o suficiente? Saimos da cama sem grande dificuldade? Ou estamos ainda tremendamente cansados e esgotados? Tente respeitar o seu corpo e a mensagem que lhe está a mandar. Se precisar mesmo que fazer umas noitadas, faça o possível por compensar o sono perdido.

Sem dormir o número de horas suficientes para um sono repousado e recuperador de energias, a longo prazo, estaremos a comprometer a nossa saúde, em termos imunológicos. Estaremos também mais vulneráveis à depressão, ao aumento de peso e a mais oscilações de humor. O que faz de nós pessoas menos produtivas e menos concentradas em objectivos!

turtle_hare
5 – Saiba qual é o seu Estilo de Gestão de Projecto 

Já reparou como o seu colega trabalha de forma completamente diferente da sua? Você traça os seus objectivos, faz um plano, distribui o montante de trabalho pelos dias que tem até chegar ao prazo de entrega. Ele faz (quase) tudo à última, sem grandes planos. Ao mesmo tempo, parece ter uma concentração fora de comum e que trabalha melhor sobre pressão, com menos tempo.

Não somos todos iguais e, como tal, não trabalhamos todos da mesma forma. Se pudéssemos classificar essas duas modalidades de trabalho, poderíamos distinguir dois tipos de pessoas: as lebres e as tartarugas.

Lebres

As lebres têm tendência a trabalhar bem sob pressão e a gerir bem o stress daí resultante. Não gostam ou não sentem necessidade de escrever objectivos ou de perder muito tempo com planos. São mais reactivas e costumam conseguir concentrar-se melhor e completar um projecto em menos tempo. Por outro lado, correm mais riscos. A teimosia em não querer alinhavar planos pode por vezes ser um ponto fraco relevante e levar a resultados menos bons.

Tartarugas

As tartarugas são mais ponderadas, gostam de escrever todos os detalhes até à exaustão. Trabalham muito bem em projectos complicados e chegam a ter resultados estrondosos, mas precisam de tempo. São pessoas mais pró-activas e acauteladas e não tomam um passo sem medir. Por outro lado, o exagero de cálculo e de medição pode levar a perdas de tempo desnecessárias em que urge agir e reagir. A pressão em demasia pode levar a situações muito desconfortáveis e a resultados abaixo da média.

Cada estilo tem os seus pontos fortes e fracos. Conheça o seu estilo e aceite as suas limitações, trabalhando para melhorar os pontos menos bons e reforçar tudo o que constitui a sua força.

Conhece o teste DISC de Tony Robbins? Através deste teste pode ficar a conhecer-se um pouco mais e saber as arestas que precisam de ser limadas e como.

Através da (re)conhecimento das nossas forças e fraquezas conseguimos chegar a uma gestão de tempo em pleno. Tiramos também o maior proveito das suas modalidades e aproveitamos o nosso potencial na sua totalidade.

About the Author:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

One Comment

  1. Rute 16/02/2017 at 13:29 - Reply

    Artigo bem poderoso. Gostei!

Leave A Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.