Escritório Móvel? É Possível!

O que é um Escritório Móvel?

Normalmente gosto de escrever artigos que me melhorem como professional organizer. Outras vezes, gosto de escrever outros em que me sinto completamente à vontade para falar. Isto porque, não só fazem parte do meu dia-a-dia, como são áreas em que imprimi uma filosofia de melhoria contínua e que me trouxeram óptimos resultados.

Neste caso, vou falar-vos um pouco sobre escritórios móveis. Para já comecemos por definir o que é exactamente um escritório móvel. Por oposição ao escritório fixo, esta modalidade de escritório permite ao seu utilizador escolher o sítio mais apropriado para trabalhar e mudar quando assim achar oportuno. Este escritório pode ter lugar em casa, num café, numa sala de estudo, num espaço de co-working ou (porque não?), todos ao mesmo tempo.

E quem costuma utilizar esta modalidade? Todas as pessoas que não estão obrigadas a um horário fixo numa empresa. Pessoas sem escritório definido, pessoas que definem o próprio horário, que são pagas à comissão ou por objectivos. Freelancers (tradutores, escritores, etc) e pessoas com negócio próprio cuja actividade não requer um “poiso” fixo (como é o meu caso).

O Porquê de um Escritório Móvel

Optar por um escritório móvel pode ser uma experiência muito enriquecedora e libertadora, mas requer também um certo tipo de personalidade. No meu caso, não consigo trabalhar em casa. Talvez porque a minha casa é o laboratório onde faço todo o tipo de experiências como professional organizer, onde repenso espaços, onde organizo e destralho e onde reside também o meu espaço pessoal e familiar. Para mim é difícil separar essas duas (três) áreas e acabo por não conseguir ter aquela concentração imprescindível para actividades que a requerem, como poderá ser, por exemplo, a escrita deste artigo.

Por outro lado, a relativamente pouca distância da cozinha, para uma pessoa como eu que gosta de cozinhar e dedicar-se à doçaria, pode ser complicado. Chego ao final do dia com um fantástico bolo de sete camadas e um repasto fabuloso para o almoço e jantar, mas o trabalho…. fica a metade! Isto sem falar noutras distracções como a televisão, filmes, música, etc.

Pode dizer-se que o primeiro passo para a criação de um escritório móvel é efectivamente o (re)conhecimento das nossas limitações e caprichos e do modelo de escritório que mais nos beneficia. Se se sentiu identificado/a com a pequena descrição que fiz da minha pessoa nestas circunstâncias, então sabe o que tem a fazer a seguir: comece já hoje a repensar o seu escritório e abrace essa mudança.

Estabelecer um escritório móvel é fácil e consegue-se em poucos passos:

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Organize a sua mochila

Todas as boas histórias começam com uma mochila (ou uma mala se preferir). Dê preferência a um suporte que seja fácil de transportar e que possa albergar todas as coisas que precisar de levar consigo. Fica a sugestão do que possa levar consigo para o seu escritório móvel para contar a sua história:

-computador;
-cabo de alimentação;
-extensão;
-cabo usb (para carregar o telemóvel ou outras situações);
-hub usb;
-auscultadores;
-uma ou duas esferográficas;
-marcadores fluorescentes;
-uma revista ou livro;
-caderno;

Uma das coisas mais curiosas quando começo a retirar o recheio da minha mochila sempre que vou para o meu escritório móvel é que normalmente a pessoa que está sentada ao meu lado acha uma ideia genial trazer sempre uma extensão e que poucos se lembram disso. Na verdade, é uma ideia bastante simples e que tem como objectivo facilitar a passagem de corrente a mais pessoas numa situação em que haja poucas tomadas. Porque não?

Claro que este conjunto de objectos pode mudar de pessoa para pessoa, dependendo da actividade e do que se vai fazer naquele dia específico. Como costumo fazer uma apresentação aqui e ali e para não estar sempre a retirar da mochila, trago sempre também um cabo de ligação ao projector e um adaptador para o meu computador.

Opte por não carregar demasiado a sua mochila e calibre de dia para dia o que precisa e o que pode deixar em casa, tranquilamente.

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Escolha o local ideal

Há algumas características que fazem com que um determinado “poiso” seja preferencial a outro. Na era da internet e das tecnologias, há pré-requisitos que condicionam a escolha do local ideal:

-ser um local sossegado, predisposto para actividades de estudo, sem grande rebuliço;
-ter uma casa de banho por perto e acessível;
-a existência de ligação wifi gratuita (tipo Porto Digital);
-a existência de tomadas perto das mesas.

Dê preferência também a um local onde possa facilmente deixar a sua mochila e computador em cima da mesa, caso precise de usar a casa de banho ou responder a uma chamada telefónica. Num local em que há mais pessoas a estudar e com computadores, é muito fácil que se crie um sentido de comunidade e que haja uma atitude de confiança e mútuo respeito pelos pertences dos outros.

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Estabeleça um orçamento para comidas e bebidas

Eu gosto de optar por um local em que me seja possível trazer a marmita de casa, sem grandes problemas, desde que consuma um mínimo. Por esse motivo, consigo facilmente fazer duas a três refeições nesse local (incluindo duas merendas), optando por consumir um café e uma bebida. Nem todos os locais permitem isso, portanto convém informar-se a priori.

Em todo o caso, mesmo para o café e a bebida há um orçamento a estabelecer, pelo menos semanal. Pese os prós e contras desse orçamento. Se por um lado, ao sair de casa, estará forçosamente a consumir e a ter que gastar dinheiro (em casa não gastaria), por outro lado ganha um espaço de concentração em que o trabalho flui melhor, com menos perdas de tempo com o bónus da convivência social, mesmo que contida, como costuma acontecer em espaços do género.

Faça os seus cálculos e siga à risca o que estabeleceu. Poderá sempre optar por alternar entre a sua casa e o local que escolheu como alternativa.

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Refeições de casa: traga comida simples em recipientes práticos

Hoje em dia existe uma parafernália de recipientes, marmitas e bento boxes, tornando a compra cada vez mais difícil. Convém optar por um modelo prático e grande o suficiente para trazer pelo menos uma refeição (almoço). Analise bem antes de comprar (se precisar de comprar). Verifique se veda bem os alimentos, para que tipo de alimentos está destinado (sólidos ou líquidos?). Se tem espaço suficiente para o que quer levar, se consegue manter comidas quentes, suporte para talheres, etc. Em última instância tem sempre os tupperwares que podem perfeitamente fazer as vezes de uma marmita. Lembre-se sobretudo que não precisa de optar por modelos caros e todos xpto. Basta que lhe sejam práticos e facilmente transportáveis.

Prepare comida simples. Afinal de contas, para um almoço saudável não precisa de muita quantidade. Conseguem fazer-se refeições muito em conta com poucos ingredientes, dependendo da sua confecção. Ficam aqui algumas sugestões:

-opte por finger food, ou seja, comida que possa comer à mão;
-dê primazia a comida sólida e ligeira;
-rejeite comidas com cheiros muito intensos;
-evite comidas complicadas de preparar e de comer;
-traga uma refeição que não altere de sabor com a mudança de temperatura.

Faça por preparar a refeição no início do dia. Alternativamente, deixe tudo pronto no dia anterior para poder aquecer antes de sair de casa.

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Faça pausas

Uma das tendências quando estamos num escritório móvel é estarmos muito tempo sem fazer pausas. Como não temos que preparar refeições e temos menos distracções acabamos por pecar por excesso e não fazemos pausas. É particularmente importante para quem trabalha muito ao computador (e contra mim falo!): faça pausas!

Podem ser pausas de 20 ou 30 minutos. Idealmente, não esteja mais de duas horas seguidas em frente ao monitor. Daí a importância de trazer um livro ou uma revista para ler, escrever, entreter a mente com actividades variadas. Não só está a descansar os olhos como está a elasticizar várias áreas do seu cérebro que precisam de atenção.

Eu trago comigo sempre o meu inseparável cubo de Rubik. Isto porque sou extremamente nerd e porque contrasta bem com a cor dos meus olhos castanhos.

Boa sorte e boas aventuras!

About the Author:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

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