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2 Apps para aumentares a tua Produtividade!

Da experiência para o papel (virtual)

Aí há uns tempos se bem te recordas (e se leste este artigo de Outubro), andava numa senda para trocar de smartphone, isto porque o que eu tinha na altura estava a começar a mandar-me mensagens subliminais de que estaria na altura da reforma (tenho a certeza que não me caiu para o chão… foi ele que fez de propósito…).

Entretanto consegui finalmente escolher um modelo que tivesse todas as funcionalidades de que preciso e outras questões que ajudam sempre nestas coisas de ter um escritório perenemente fora de casa como é o meu caso.

Por esse motivo e porque não sou de grandes fanatismos quando a questão monetária impera e porque o raciocínio lógico ainda (felizmente!) me assiste, decidi mudar de sistema operativo passando de um já disfuncional IOS para um fresquíssimo e inexplorado Android. É verdade, fiz a mudança. A famosa mudança. Aquela que nos obriga a ver tudo o que é aplicação. As que nos possam substituir o Reminders, o Notes, o Calendar e até o iTunes. E nessa viagem acabei por perder algumas horas, sobretudo porque quis que ficasse tudo muito bem feito à primeira e não ter surpresas a meio do caminho.

Com 2 Apps apenas…

No meu caso específico, à parte outras situações mais rápidas de solucionar, precisava de pelos menos 2 apps que me substituíssem 2 funções que tinha no meu smartphone: o bloco de notas e a lista de tarefas com reminders.

As condições para que a coisa funcionasse eram mais que muitas:

  • a app teria de ter a sua versão para smartphone Android;
  • deveria poder ser instalada no meu Macbook;
  • deveria ter versão desktop à qual pudesse aceder mesmo estando offline.
  • tudo tinha de ser facilmente actualizado, sem grandes soluços.

Eu sei, sou exigente, mas também gosto de fazer render bem o dinheiro que invisto no que compro.

Foi uma viagem com alguns percalços, vários testes de compatibilidade e também de versatilidade com instalações e remoções de apps sempre que não passavam “o teste”. Pelo caminho ficaram muitas apps promissoras como a Google Keep, a Evernote, a Wunderlist, a Asana e muitos outras.

O que funcionou mesmo muito bem para mim e ainda hoje faz parte crucial do meu cardápio de apps? 2 Apps fantásticas: Simplenote e Todoist.

(Na verdade descobri também uma coisinha fantástica e maravilhosa chamada Trello. Tinha intenção de vos falar sobre ela hoje também. No entanto, como dá direito a um artigo inteiro, vou falar-vos sobre esta ferramenta que faz as vezes de um project manager mais para à frente. Tá prometido.)

Portanto, é sobre esta duas apps que vos venho falar hoje. Sei que normalmente falo sobre outros temas. Mas para vos dar algum descanso do destralhar, organizar e palavras quejandas hoje falamos sobre temas mais intangíveis. De vez em quando também sabe bem!

Simplenote

Começamos pelo mais simples. O Bloco de notas. É algo que utilizo com muita facilidade para apontar informações de última hora. Ou para uma ou outra coisa que queira adicionar às minhas listas de compras. Para medições de móveis e até para um diário muito especial. E sim, sei que para muitos faz alguma confusão que se utilize um formato não tangível para tal tarefa. Por vezes também utilizo o bloco de notas que trago na carteira. Como sou por natureza uma pessoa pouco táctil e muito mais visual, acabo por dar maior primazia a meios mais virtuais ou intangíveis.

Interface e compatibilidade

O Simplenote é fantástico porque tal como o nome indica é extremamente simples de utilizar. Pode ser instalado no Android, no iPhone, no Mac ou no PC. Tem uma interface muito simples e fácil de manusear, extremamente intuitiva e sem grandes enganos.

Já agora ficam com a minha receita de panquecas…

Tags ou etiquetas

Uma funcionalidade prática: podes atribuir uma etiqueta ou tag que te ajuda a separar as tuas notas por categorias como “Pessoal”, “Trabalho”, etc. As tags são personalizáveis e escritas por ti.

Outra funcionalidade muito catita: podes adicionar um email como tag e partilhar as tuas notas com outros potenciais colaboradores. Dá muito jeito para trabalhos em equipa ou para partilhares listas de compras com o teu (ou tua) mais-que-tudo.

Várias versões da mesma nota

Finalmente, outro pormenor importante: tens a possibilidade de recuperar versões antigas do que escreveste. Uma funcionalidade que já usei mais do que uma vez e que me permitiu recuperar informações muito valiosas.

Algumas desvantagens menores

Há pelo menos duas coisas que me aborrecem um pouco, mas às quais com o tempo lá me habituei. Uma delas é o facto de não haver formas de regular a largura da coluna das tags. Por esse motivo, há tags que se forem compridos deixam de se poder ler pelo menos parcialmente. Adicionalmente, essas tags também não podem ser constituídas por dois nomes caso contrário criam-se duas tags distintas. É uma questão de criar uma tag com duas palavras juntas se for o caso.

Outras features

Finalmente, mais algumas coisas a mencionar. Podes exportar notas, publicá-las nas redes sociais, enviá-las por email, enviá-las para outras aplicações no teu computador. Como é uma aplicação (ainda) em opensource isso permite aos utilizadores comunicar as features que preferem que sejam incluídas na próxima versão. Por isso, há uma maior permeabilidade entre o utilizador e o developer nesse sentido. Podes criar notas offline e logo que estiveres online elas são actualizadas em todos os dispositivos e entre todos os colaboradores.

Em suma, é uma app que aconselho exactamente porque faz o que tem de fazer. Com mais uns pózinhos que o próprio Notes não tinha (a opção de fazer restore e a tag de emails) e porque é simples de usar mesmo para quem tenha pouca experiência.

Para saberes mais, vê este artigo.

Todoist

Tenho a certeza que muitos de vocês conhecem já esta pequena maravilha do mundo das listas de tarefas. Esta app faz o que tem a fazer, sem espinhas. E ainda á capaz de dar mais duas ou três cambalhotas só porque sim. Com já 3 meses de utilização posso assegurar-vos que quando começarem a usar esta app não vão conseguir usar mais nada. Vai tornar-se um vício. O que eu gosto mais desta aplicação? Puxa por mim. Coloca as minhas ideias e o meu dia em ordem.

Interface, compatibilidade e outras features

Começamos pelo básico: é uma aplicação que pode ser instalado tanto no iPhone como no Android. Tem a sua versão desktop no PC como em Mac. Actualiza-se à velocidade da luz e tem uma interface que se apreende a utilizar em pouco tempo. Visual muito minimalista e nada aborrecido. Tem ainda a possibilidade de aceitar uma conta Google ou Facebook.

Podes aceder à versão Premium que normalmente é paga (qualquer coisa como 2 euros por mês). Para novos utilizadores é oferecida por um certo período que poderá ir de um mês até 3 meses. O que depende da frequência de utilização. Com esta versão podes receber reminders específicos para cada tarefa, com um tempo predefinido de aviso antes da tarefa em si.

Finalmente poderás ainda sincronizar as tuas tarefas com o teu calendário seja ele Google seja ele da Apple. Uma opção muito prática, embora eu não use essa função em particular.

Como criar tarefas

Passemos às tarefas. Funciona da seguinte forma: podes criar uma tarefa e dar-lhe uma data e hora específica. Aí entramos no terreno de genialidade que é o Todoist. Dependendo do que tu escreves, a própria aplicação interpreta e coloca directamente no dia e data específica.

Por exemplo se eu escrever “LIGAR A PARCERIA X tomorrow at 9:00” ele automaticamente cria-me uma tarefa para aquele dia às 9:00.

Tens muitas formas de escrever as datas e há uma verdadeiro vocabulário de linguagem natural, de todos os dias que poderás usar para te poupar tempo em vez de editares datas da forma tradicional (que também podes fazer com o calendário específico da aplicação).

Podes ainda criar tarefas recorrentes quantas vezes quiseres. Há muito que podes fazer neste campo, desde controlares a frequência da ocorrência por semana, mês ou até com mais distância tipo uma vez em cada dois ou seis meses. Até ditares a data em que determinada recorrência de tarefa começa e acaba. Fantástico!

Podes explorar mais sobre este tema aqui!

Categorias ou projectos

No que diz respeito a categorias, também aqui o Todoist é uma app excelente. Em vez de um sistema de categorias, podes criar um projecto que por sua vez poderá conter em si sub-projectos. Qualquer nova tarefa que criares poderá estar incluída num projecto à tua escolha da lista, com uma cor própria e tudo. O que se torna muito prático quando queres ter uma lista de tarefas com coisas pessoais e profissionais.

Esta funcionalidade permite poderes escolher que âmbitos vais trabalhar e em que dias.

Tenho um horário por semana pré-estabelecido, como já vos falei neste video. Claro que por vezes esse horário sofre alterações de última hora. Especialmente quando tenho sessões com clientes ou telefonemas adicionais a fazer ou a atender. O facto de poder dividir a OrganiGuru em vários sectores e criar tarefas recorrentes, permite-me criar dias inteiros já predefinidos. Dias com tarefas que fazem sentido a uma terça-feira de tarde (trabalho na tese de pós-graduação) e a uma segunda-feira de manhã (trabalho com redes sociais).

Outras funcionalidades interessantes

Imagina que começas a trabalhar noutra app como por exemplo a Wunderlist.

Criaste uma lista imensa de tarefas com categorias e já algumas datas predefinidas. Sei do que falo porque esta aplicação foi a minha primeira escolha antes do Todoist. Depois comecei a reparar nalguns problemas. Como, por exemplo, o facto de não ter a lista ordenada por data e hora o que me causou alguma perplexidade e confusão. Quis então experimentar outra coisinha que funcionasse melhor. Pensei no Todoist. Mas que chatice já tinha criado a lista toda de categorias… E agora? Consegui solucionar esse problema sem espinhas e muito rapidamente. Bastou-me importar todos os dados da Wunderlist. Em minutos tinha tudo direitinho e pronto a usar no Todoist. Melhor é impossível.

Sistema de Karma

Agora vem a parte “uau” da app. Apesar de ser um detalhe pode ser um verdadeiro boost de produtividade. Esta aplicação permite monitorizar a tua actividade e a quantidade de tarefas que consegues cumprir por dia e por semana. Podes até estabelecer objectivos semanais e diários bem específicos. Recebes um aviso de cada vez que consegues chegar a esse objectivo específico.

Temos ainda o sistema de Karma. Existem vários níveis de Karma dentro do Todoist, desde o Beginner até ao Enlightened.

Dependendo da quantidade de tarefas cumpridas até ao momento, poderás passar de nível o que é uma espécie de incentivo a continuar. E pelos vistos quando atinges um determinado patamar, o próprio Todoist envia-te um email com um cupão que podes utilizar para ti e para um amigo teu. Um cupão que te dá direito a 3 meses de utilização grátis da versão Premium. A tal que te dá direito a teres reminders personalizáveis e muito práticos, entre outras features.

Não é a parte essencial da aplicação e pode até ser “enganado” de uma forma ou de outra. No entanto, se for bem utilizado pode ser uma boa maneira de te sentires motivado a fazer tudo o que programaste para esse dia. Se não conseguires, a própria aplicação avisa-te do que faltou fazer. Melhor ainda, sugere-te uma data específica para o fazeres para não assoberbares ainda mais a tua agenda, o que é perfeito para os over-comitters.

Verdadeiramente, o que mais podemos pedir de uma aplicação?

Algumas pequenas desvantagens

Para mim, talvez a maior de todas, mas que infelizmente está presente em todas as aplicações que experimentei: não permite ver tarefas recorrentes a longo prazo. Para veres a tarefa que vais cumprir amanhã tens primeiro que fazer a de hoje.

Pelo que vi nos fóruns espalhados por essa net fora, não parece ser um incómodo partilhado por muitas pessoas. O que me faz pensar que seja mais um capricho meu.

Apesar de ter um look mais minimalista, esta é uma aplicação que pede algum tempo de familiarização. Não se pode comparar a um Simplenote, por exemplo. Exige tempo e dedicação. Depois de percebermos como funciona, pode ser a diferença entre um dia muito ou pouco produtivo.

Para quem queira apreender mais uma coisinhas sobre esta aplicação, fica aqui o artigo de referência.

Ressalva ou Disclaimer (para os não puristas)

Acabo com uma simples nota para quem ficou na dúvida. Não venho aqui falar nestas duas aplicações porque me pagaram para tal. Acredito que as experiências por que passo tenham sempre o condão de poderem ser úteis para os outros.

A minha passagem para um sistema Android, como qualquer utilizador habituadíssimo a um iPhone, não foi difícil, mas não foi rápida. Deu algum trabalho de pesquisa e exigiu paciência. Na altura, não me quis focar no aspecto negativo da coisa tipo: “que chatice estou para aqui a perder tanto tempo com isto, tenho mais que fazer!”. Preferi pensar: “olha aqui está um material excelente para um novo artigo, daqueles que vai ter tanta palavra que vou finalmente contribuir para a cura das insónias dos meus leitores”.

Promessa cumprida.

Se ainda estiverem acordados e motivados a usar estas duas aplicações, falem-me sobre as vossas experiências, os vossos percalços, os vossos momentos “ups!”.

Até lá, boas experiências!

About the Author:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

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