Quarta Farta – Semana da Procrastinação (continuação)

Na semana passada, falámos sobre as causas da procrastinação e sobre o perfil do procrastinador por excelência. Como prometido, esta semana iremos dar continuidade ao tema da procrastinação, focalizando-nos, desta feita, na resolução da procratsinação, de forma prática e eficaz.

Soluções

Aqui apresentamos duas soluções para cada característica do procrastinador. Um pouco de ginástica mental e boa vontade e poderá deixar a procrastinação para o dia de amanhã!

Optimista e Pouco Realista – Anotar e Recusar

É sempre mais fácil ver tudo de forma optimista: protegemos o nosso ego e criamos uma imagem ilusória sobre as nossas capacidades que em, muitos casos, poderá fazer inveja a Neo que conseguia controlar a Matrix nas suas vertentes espacial e temporal. Para esta característica não há nada melhor que um bom mergulho de realidade:

-Anotar: sempre que completar uma tarefa, anote o tempo que levou a completá-la e as dificuldades que encontrou para executar a mesma – desta forma, da próxima vez que tiver que fazer uma tarefa semelhante poderá ter uma chamada à realidade escrita por si e que irá despertá-la para a necessidade de planear e de organizar o seu tempo;

-Recusar: aprenda a dizer “não” – muitas vezes temos tendência a aceitar tudo o que nos pedem para não perdermos “popularidade” e sermos mais bem aceites (se levado a extremos pode ser um indicador de baixa auto-estima), mas pense que, no fundo, aprecia-se mais uma pessoa que cumpra tudo aquilo que se comprometeu a fazer, por pouco que seja do que uma pessoa que está sempre a faltar aos compromissos e verá o quão liberatório é ter uma agenda mais livre.

Baixa auto-estima – Recordar e Motivar-se

Nestes casos há sempre muito trabalho a fazer e a procrastinação é apenas uma das consequências para quem tem esta característica. Aqui há uma mudança grande a fazer mas podemos começar por alguns simples passos:

-Recordar: guarde perto de si todas as tarefas que cumpriu ao longo dos anos, sejam elas relatórios, teses, resumos, etc que tenham tido bons resultados, de preferência com uma nota escrita positiva da parte de quem as avaliou porque sempre que sentir que não está a altura para determinado desafio que se apresentar, poderá sempre ler o que no passado foi dito sobre a sua performance noutros desafios semelhantes e não há nada melhor para subir a nossa auto-estima do que a apreciação dos outros – são os chamados ego-boosters e conseguem estimular a sua motivação para qualquer tipo de trabalho que tenha pela frente;

-Motivar-se: escreva frases suas e de outros autores e coloque-as à sua frente, na sua secretária ou, melhor ainda, leia todos os dias algo que o motive, que o coloque de bom humor e pronto para o trabalho – a música nesses casos também é muito bem-vinda.

Demasiado ocupado – Comunicar e Delegar

Encontramos esta característica tendencialmente em pessoas que não têm controle sobre as tarefas impostas e encontram-se com trabalho a mais. As queixas normalmente são uma chamada de atenção para essa situação, mas também poderá ser relativamente fácil de resolver:

-Comunicar: se essas tarefas são-lhe impostas pelo ser supervisor ou chefe, fale directamente com ele e exponha-lhe a situação claramente, sugerindo uma alternativa que poderá ser uma ajuda externa, um colega de trabalho ou a alteração do prazo: poderá não ter a resposta que pretende, mas, pelo menos, a responsabilidade ou “batata quente” já não estará totalmente do seu lado e sentirá que fez tudo o possível ao seu alcance para mudar essa situação – com o tempo o seu supervisor irá compreender a situação quando começar a ver que não consegue obter os resultados previstos;

-Delegar: se a situação estiver nas suas mãos, delegue o máximo que puder, instruindo as pessoas designadas na melhor maneira possível, sem esquecer de mencionar prazos, objectivos e estratégias para lá chegar ou, eventualmente, em que moldes quererá que sejam atingidos esses objectivos.

Teimoso e Manipulativo – Destacar-se e Controlar

Muitas vezes esta característica pode ser uma forma de mascarar uma chamada de atenção ou uma necessidade de controlar o que nos rodeia, tentando ser diferente dos outros, destacando-se do grupo, mas pelas razões piores. Para essa característica poderá tentar o seguinte:

-Destacar-se: faça a diferença mas pela positivas – se conseguir completar uma determinada tarefa de forma eficiente, prática e adequada ao trabalho e horário dos outros, estará na mesma a chamar a atenção dos outros, mas de uma forma produtiva e positiva e poderá ser mencionado pelas melhores razões;

-Controlar bons resultados: quanto ao querer controlar tudo e todos, se fizer um bom trabalho, através das palavras dos outros, poderá sempre encontrar uma situação em que o seu controle foi eficaz e a sua presença indispensável.

Gere Pressões – Preparar e Expor-se

Para quem tem muita pressão no seu dia-a-dia e prefere libertar-se da mesma procrastinando tudo o que estiver a seu alcance, existem duas boas soluções:

-Preparar: a melhor maneira de gerir o stress é a preparação, seja ela física e logística, seja ela mental – anticipe tudo o que vai precisar para completar determinada tarefa e reserve algum espaço mental para os raciocínios necessários, esvaziando a sua cabeça de tudo o que não é essencial e pertinente para o momento em questão (a meditação e o treino mental é muito bom para esses casos pois ajuda a controlar e gerir melhor a sua concentração, eliminando grande parte do stress derivado do multi-tasking ou do mutli-thinking);

-Expor-se: tal como é aconselhado a quem sofre de fobia social, a terapia melhor aqui é a exposição, portanto, vá experimentando expor-se aos projectos propostos pouco a pouco, eliminando o medo e o bicho de sete cabeças que se criou na sua mente e que impede de aceitar os desafios – muitas vezes o medo de nos stressarmos em demasia ou de termos um ataque de pânico (mais presente em quem já os experienciou) pode controlar-nos de tal forma de desenvolvemos uma espécie de campo de forças onde novos desafios não entram criando um verdadeiro trama em volta dos mesmos.

Vítima frustrada e Tem medo de falhar – Indagar e Pedir ajuda

É muito forte a nossa percepção do que acontece aos outros e normalmente tendemos a pintar um quadro sempre melhor dos outros do que é na realidade, seguindo o famoso provérbio “a galinha da vizinha é sempre melhor que a minha”. Isso causa em nós um vitimismo e uma auto-comiseração que nos bloqueia para qualquer tipo de projectos e que nos dá a sensação de vivermos num mundo injusto, algo ultrapassável através de duas pequenas acções:

-Indagar: a primeira coisa a fazer é combater essa nossa percepção ilusória que o sol nasce só para os outros – pergunte, indague e questione amigos, colegas ou familiares acerca de qualquer projecto que tenham abraçado e descobrirá que, tal como acontece consigo ou até mais, os outros também têm dificuldades, frustrações, defeitos e obstáculos a ultrapassar;

-Pedir ajuda: costuma dizer-se que a nossa melhor força é admitir as nossas fraquezas e saber pedir ajuda, portanto aconselhe-se com quem conseguiu, quem atingiu os objectivos propostos e aprenda, faça perguntas, tire dúvidas – nenhum homem/mulher é uma ilha e todos temos um pouco a aprender e um pouco a ensinar.

Perfeccionista – Aceitar e Priorizar

A tendência presente em cada um de nós que nos instiga a ter objectivos irreais e queremos ser melhores do que os outros e até do que nós próprios pode ser um osso bem duro de roer e parte bem vincada da nossa personalidade. Para quem como muitos chamam é “picuinhas”, estas soluções são o ideal:

-Aceitar: a grande dificuldade que temos defronte a qualquer projecto é a realização das nossas limitações e da nossa incapacidade de completar toda e qualquer tarefa envolvida no projecto a 100% – a única solução é fazermos um exercício de aceitação da nossa humanidade e da propensão natural para o erro, apontando tudo aquilo que consegue fazer bem e estabelecendo parâmetros que permitam dizer que determinada tarefa foi completada com sucesso, aceitando ao mesmo tempo que haverá algumas áreas em que será perita e outras em que fará somente um trabalho satisfatório;

-Priorizar: este é talvez dos exercícios mais difíceis que se pode pedir a um perfeccionista, mas é de extrema importância e deve ser feito a longo prazo para uma boa gestão de projectos, vida pessoal e do seu tempo – inclua esta prática no seu dia-a-dia, faça disso a sua nova religião, reflectindo a fundo sobre as consequências de executar uma ou outra tarefa mais tarde e essa será a sua nova medida para tudo, seleccionar, cortar e reduzir para que possa fazer pouco de cada vez a seu tempo e com verdadeiro sentido prático, deixando para trás esquemas mentais e limar de arestas que não vem a propósito para o momento em questão.

Falta-lhe conhecimentos e capacidades – Seleccionar e Referenciar

Tudo o que nós não sabemos fazer é sempre um bloqueio normal em qualquer situação profissional ou pessoal. Temos sempre a mania de saber tudo e que somos peritos e supra-sumos de todas as artes e ciências. É verdade que de poeta e político todo temos um pouco, mas o mesmo não se pode dizer de um canalizador ou de electricista. Mais uma vez, aceitar as nossas limitações profissionais e pessoais e seguir as seguintes soluções, pode ser a resolução deste problema:

-Seleccionar: dê-se ao luxo de escolher só o que consegue fazer no momento imediato – é certo que com algum tempo e dedicação pode aprender a falar, escrever e traduzir alemão, mas se no prazo de 3 dias lhe pedirem para traduzir um texto técnico nessa língua, será impossível completar essa tarefa a tempo e de forma satisfatória e é sempre melhor ganhar nome e ficar conhecido pelo trabalhos que fez bem e a horas, com o conhecimento que tem, do que qualquer trabalho feito mal, sem conhecimento, à pressa e com muitos atrasos, mesmo que isso signifique aceitar menos projectos;

-Referenciar: tenha sempre pronta uma lista de referências a sugerir sempre que lhe for proposto um projecto para o qual não está deontologicamente preparado – para além de marcar pelo profissionalismo, poderá sempre ser compensado pelo favor que fez ao colega que referenciou e receber uma proposta para a qual tem conhecimento a pacotes.

Má Gestão / Percepção do tempo – Organizar e Usar sistemas

Um problema comum a todos e de difícil resolução, mas facilmente superável a partir destas duas soluções:

-Organizar: tire uma tarde ou umas horas por semana para organizar as suas tarefas e escolha duas ou três que consiga fazer nessa semana, tendo em conta o seu horário, e não de somenos importância, os horários dos outros, sejam eles filhos, amigos, colegas ou familiares;

-Usar sistemas: existe uma miríade de sistemas e métodos à espera de ser usados para o ajudar e que podem ajudar a tornar a gestão do tempo num jogo – entre estes, as to-do lists e a pomodoro technique podem ser apropriadas (ver última Quinta com Pinta).
Claro que qualquer uma destas soluções é válida por si só, mesmo sem ter propriamente a característica mencionada.

Por hoje é tudo!

Bom resto de Quarta e Boas soluções!

PAINT

Sobre o Autor:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

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