Sexta em Festa – Numa de Casamenteira (2)

Continuamos a nossa viagem ao centro do casamento. Desta feita falaremos dessas criaturas incessantemente pertinentes em qualquer cerimónia nupcial:

Convidados

1- Elaborar uma lista

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A primeiríssima coisa a fazer é elaborar uma lista exaustiva das pessoas que quer ver no seu casamento e das pessoas que tem de ver: divida a lista dos convidados por grupos de interesse – amigos, familiares da noiva, familiares do noivo, colegas de trabalho, conhecidos, ex-namorados ressabiados, canalizadores e trolhas, penduras, etc.

Não se esqueça que o casamento é entre duas pessoas, portanto a lista deverá reflectir essa união, havendo um número equilibrado de convidados das duas partes para que não haja uma parte que fique prejudicada em prol da outra.

2- Fixe um número total de convidados

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Tenha em conta o seu orçamento e o preço que irá pagar por convidado: uma festa com 150-200 pessoas costuma ser a média, embora haja quem faça festas com 400 pessoas e festas com 50 – encontre o seu número ideal e esqueça as tendências da moda, que pouco lhe servem quando tem de lidar com despesas;

3- Equilibre cada um desses grupos

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Verifique que na lista final não haja o predomínio da família em detrimento dos amigos: é claro que, estando presentes familiares dos dois lados, é provável que a parte familiar ocupe um lugar de destaque, mas faça por obter um grupo heterogéneo.

Lembre-se que os seus pais e sogros, provavelmente irão contribuir para o casamento: estipule com o seu noivo uma percentagem de pessoas que eles poderão convidar, frisando que terão de vos avisar com bastante antecedência de modo a adicionar à lista e a fazer os cálculos necessários para convites, refeições e mesas.

4- Seleccione bem as pessoas que convidar

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Esta é talvez a Via Crucis de qualquer lista de convidados e várias questões se colocam, tais como “Se tenho de convidar A, terei de convidar B e C”.

Não vale a pena fugir a esta questão, mas tão pouco lhe serve exagerar, veja a situação caso a caso e ponha-se no lugar dos convidados. A certa altura terá de impor um limite e uma das formas de o obter passa realmente por eliminar grupos de pessoas (por exemplo, o grupo de amigos das aulas de ioga). Em alternativa e se não tiver outra hipótese, analise o tipo de relação directa que tem com cada um dos convidados e pergunte-se: “Entrei em contacto com esta pessoa no ano que passou?”. A resposta à mesma irá ser um indício do que fazer.

Se mais tarde forem levantados problemas, justifique-se falando dos limites que teve de impor para manter um número equilibrado de convidados (argumento que toda a gente entende). Ao mesmo tempo, em modo de apaziguamento, ofereça a possibilidade de um encontro para tomar café ou de uma festa pós-lua de mel em que a sua atenção não terá de ser repartida por todos os convidados, mas será totalmente da pessoa e questão.

5- Inclua contactos na sua lista

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Nada pior do que uma lista de convidados que não lhe dê a possibilidade de entrar em contacto com as pessoas ou com contactos que fazem com que os convites acabem em cascos de rolha. Actualize todos os contactos na primeira vez que falar com a pessoa.

Inclua também outras informações importantes: parentesco ou relação, ramo familiar, forma como se conheceram (útil para colegas de trabalho de um dos esposos), morada, código postal, localidade, indicações (pode ser preciso informar o carteiro ou a empresa que fizer a distribuição dos convites), horários preferenciais de contacto e contactos telefónicos e electrónicos.

6- Reserve uma data limite para confirmações

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Esta data tem de ser bem estudada: não pode ser muito para a frente para lhe permitir encaixar toda a gente que vai confirmando nas mesas; não pode ser muito cedo porque arrisca-se que a grande maioria não responda o que contribui com mias trabalho para si e mais custos telefónicos.

O ideal é reservar uma data 2 meses antes da cerimónia, enviando os convites 6 meses antes. Dessa forma terá tempo de sobra para confirmações e surpresas de última hora (que vão sempre existir).

7- Marque datas-chave para contactar toda a gente

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Arrevezem-se para esta tarefa titânica e marquem: uma data para actualizar contactos, uma data para avisar que irá enviar convites, duas a quatro datas para confirmar presenças. Não vale a pena tapar o sol com a peneira: 50% ou mais dos convidados não irá contactá-la antes da data que marcou como limite, portanto há que arranjar toda uma logística que lhe permita verificar presenças para que no dia do casamento não haja surpresas de última hora (mas vai haver sempre).

8- Envie os convites todos na mesma data

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Ao enviar convites em datas diferentes será mais difícil obter um número preciso de convidados e verificar quem recebeu e se há atrasos. É preferível aguardar pelos contactos que ainda estão por actualizar do que lançar mais achas na fogueira logística que é a preparação do casamento. Tudo o que é trabalho supérfluo e evitável… evite!

9- Distribua os convidados pelas mesas

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Um mesa de casamento por norma tem 8 a 10 convidados. Tenha atenção aos grupos que estabeleceu anteriormente. Se não couberem todos na mesma mesa, utilize duas mesas para o efeito, nem que tenha de pôr outras pessoas na segunda mesa para preencher as cadeiras vazias.

O truque está em conseguir uma harmonia que permita às pessoas ter assunto de conversa entre elas na mesma mesa. Faça ligações entre amigos e familiares e amigos de contextos diferentes, mas que possam ter todos um ponto em comum: o tipo de trabalho, alguns amigos em comum, circunstâncias anteriores em que se tenham conhecido a priori, a mesma localidade, etc.

Decida de antemão como vai ser a sua mesa e com quem quer estar durante o copo de água. Uma boa selecção passa pela madrinha e padrinho de casamento, pais e sogros e padre ou celebrante, mas claro que a decisão final é sua e do seu esposo.

Para a semana que vem faltaram só 8 Meses para o grande dia! Já sabe o que vai fazer? Continue esta viagem connosco na próxima Sexta em Festa!

Boa Sexta e Boas Selecções!

(cartoons de autoria de Nick Galifianakis)

Sobre o Autor:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

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