O uso de Kanban na Organização do Material Escolar

Todos os anos lectivos iniciam da mesma forma para quem tem filhos em idade escolar: na azáfama das encomendas dos livros, na corrida pelos melhores descontos em material escolar, na escolha do supermercado com preços mais convenientes…

Depois segue-se a preparação de tudo o que é pedido pelos professores logo nos primeiros dias, através das listas intermináveis de material para desenho, geometria, matemática, português, educação física. Encapam-se livros, marcam-se canetas, lápis, réguas, estojos, pastas enquanto, de forma consciente ou não, faz-se uma espécie de “reza” para que este mesmo material que tratamos como se estivéssemos na presença de uma relíquia religiosa consiga chegar intacto pelo menos ao final da primeira semana.

É-lhe familiar? Hoje venho propor um sistema que vem das terras do sol nascente e que poderá ser a ajuda essencial para lidar com a questão da reposição e manutenção do material escolar. Sugeri há uns tempos um tipo de suporte físico do material escolar que creio ser uma resposta adequada para a organização do que fica em casa, todas as canetas, lápis, etiquetas, réguas que sobraram depois de terem preenchido os estojos e pastas que vão para a escola nos primeiros dias.

O conjunto de gavetas de ferragens é, a meu ver, o melhor sistema para manter tudo no sítio e disponível para quando se precisa de repor algo que falta, algo que se gastou ou algo que se perdeu (a clássica borracha ou aguça que misteriosamente desaparece todas as semanas).

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Já temos o organizador físico, agora só precisamos de um processo para fazer uma manutenção correcta do material. A escolha ideal desse processo é a que nos permite ter de forma constante o número certo de cada item para podermos fazer frente aos pedidos de material pelos miúdos que normalmente ocorrem à noite antes de se irem deitar ou de manhã, quando estão a vestir os casacos para sair. E é sempre urgente e a professora com toda a probabilidade já terá pedido 5 vezes, pelo menos (algo que nós nunca sabemos senão no último dia).

Outra das premissas deste processo é a de autonomizar os seus utilizadores, ou seja, passar uma boa parte da responsabilidade pela manutenção do material aos seus filhos, de forma a que possam também adquirir competências e começar a lidar com pequenas responsabilidades o que é sempre almejável, desde que adequado à idade.

O sistema Kanban é muito utilizado nas fábricas japonesas e nasceu no âmbito do pós-guerra, nos anos 50. Foi criado com o intuito de solucionar problemas que se verificavam nas zonas de armazenamento de matéria-prima e que incrementavam consideravelmente os custos de produção por haver um surplus de material relativamente ao que era necessário para a produção requerida e encomendada às grandes fábricas. Este sistema permite controlar mais eficazmente as entradas e saídas de matéria-prima, de forma a que haja precisamente o que era necessário (nem mais nem menos) e impõe um limite de quantidade a partir do qual é obrigatória nova encomenda de matéria-prima. Na prática, trata-se de pequenos cartões com um código de produção que identifica a matéria-prima em questão, a quantidade mínima desse item que deverá constar sempre em stock e outras indicações numéricas de controle. Estes cartões são colocados fisicamente nos lotes de matéria-prima num ponto estratégico. Mal se chegue a esse ponto, a pessoa encarregue trata de actualizar a informação no cartão e proceder à encomenda. Muito mais há para se dizer sobre este sistema, mas para o tema que temos de tratar chega e sobeja.

A adequação deste sistema de cartões ao material escolar é extremamente simples e pode ser configurado em alguns simples passos (fazendo algumas modificações à forma com o Kanban funciona mas aproveitando o seu princípio básico). Primeiro temos de criar um cartão Kanban para cada categoria (esferográfica vermelha, esferográfica preta, lápis, régua 20 cm, borracha, aguça sem reservatório, etc.

Nesse cartão devem constar algumas informações importantes:

-código de item (para o lápis tipo HB pode ser por exemplo LPHB2016);

-nome do item;

-data de última compra;

-quantidade actual/ideal (a actual refere-se à que se encontra na gaveta, a ideal é a quantidade mínima que tem de estar na gaveta, sempre);

-data de última revisão (actualização de quantidades);

-nome de quem fez essa revisão.

O cartão poderá ter este formato:

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Cada gaveta terá assim o seu cartão. Sempre que for retirado um item a pessoa que o fizer terá de actualizar a quantidade actual e colocar seu nome e data. Sempre que a quantidade actual for inferior à quantidade ideal ou estiver perto disso, a pessoa que fizer essa revisão terá de o assinalar com um círculo à volta do número de quantidade actual e deixar o cartão na parte de baixo da gaveta de fora. Dessa forma, a pessoa que estará encarregue de fazer previsão semanal para ver que material é necessário repor conseguirá rapidamente fazer uma avaliação do material em falta. Depois bastará pegar nos cartões que estão fora das gavetas e ir ao supermercado comprar o necessário. Simples, não?

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Poderá parecer impossível ou impraticável ensinar este sistema aos seus filhos, mas na verdade é geralmente bem aceite e acaba por se tornar num jogo para eles. Para além disso, em vez de ficarem dependentes da disponibilidade dos pais, podem tomar o assunto nas suas mãos e com uma simples anotação, a responsabilidade acaba por passar em parte para eles que se vêem no papel fundamental e importante de “técnicos-revisores do material escolar” com a supervisão atenta em regime semanal da “supervisora-mor”. Pode sempre recompensar os melhores técnicos com pequenas surpresas ao final da semana e reforçar positivamente o esforço deles em manter o material escolar em bom estado.

E partindo da minha experiência pessoal com 3 filhos em idade escolar… corre às mil maravilhas! 🙂

Bons Kanbans!

 

 

 

Sobre o Autor:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

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