Uma questão de chapéus

Gosto muito da ambiguidade contida na palavra “chapéu”. Com uma só palavra podemos referir-nos a um simples adereço ou adorno de cabeça mas também a uma responsabilidade ou um determinado encargo, um papel revestido de alguma importância.

A imagem do chapéu que retiramos e pomos na cabeça é perfeita para ilustrar um contexto que é familiar a todos aqueles que no seu dia-dia têm de lidar com vários desafios e várias versões de si mesmo (o pai, o arquitecto, o marido, o filho…).

Quantas vezes por dia damos por nós a mudar os nossos chapéus, a tentar perceber que chapéu vamos usar a seguir e se não estaremos com um dos chapéus tempo demais? Esses chapéus podem ter muitos nomes: família, trabalho, formação, escola dos filhos, saúde, casa, etc. Alturas haverá em que temos que andar com vários chapeús contemporaneamente, por exemplo ao final do dia, a tratar do jantar, a verificar que a prole tenha tomado banho, a ver se chegaram algumas contas para pagar pelo correio, a verificar os emails porque estamos à espera de uma resposta de um colega do trabalho…

Costuma usar-se muito a dicotomia trabalho/família, mas, na verdade, essa dicotomia não traduz por completo as circunstâncias em que o nosso dia-a-dia é vivenciado de forma tão fidedigna quanto a imagem dos vários chapéus.

Reconhecendo a dificuldade em vestir todos estes chapéus, urge uma estratégia para saber que chapéu colocar, quando e por quanto tempo. Eis aqui alguns passos importantes:

 

1º passo – Defina os “chapéus”

Primeiro de tudo, comece por definir quais são os chapéus que tem de gerir:

Chapéu 1 = Família (almoços, jantares, fins-de-semana, férias, etc)

Chapéu 2 = Trabalho (projectos ou negócios próprios e/ou trabalho por conta de outrem)

Chapéu 3 = Casa (tarefas, contas a pagar, manutenção de equipamentos, compras, empregada doméstica, etc)

Chapéu 4 = Formação (cursos, workshops, e-learning, viagens para fora)

Chapéu 5 = Saúde (consultas, análises, tratamentos, idas à farmácia, etc)

E para quem tem filhos, existe mais um chapéu adicional:

Chapéu 6 = Escola (estudo, reuniões com professores, idas e vindas da escola, etc)

 

2º passo – Trace metas e objectivos

Depois há que traçar objectivos e metas a curto, médio e longo prazo para cada um dos chapéus. Para isso pode usar a famosa Pirâmide de Produtividade (Franklin Covey).

pyramid

 

Com a ajuda desta pirâmide é mais fácil visualizar tudo aquilo que se quer atingir para cada chapéu. Segue um exemplo tendo em conta o Chapéu 1 “Família”:

 

CHAPÉUS

 

3º passo – Imponha prazos de tempo

Tendo reflectido e traçado os seus objectivos e metas para cada “chapéu”, há que passar da teoria à prática e pensar na logística, ou seja, nos prazos de tempo que quer impôr para cada tipo de objectivo/meta.

Convém que a Meta final tenha um prazo maior, como um trimestre ou um semestre. Os Objectivos a longo prazo poderão ser atingidos ao longo desse tempo e poderá conseguir atingir o que propôs para, pelo menos, um dos objectivos logo no primeiro mês. Quanto aos Objectivos a médio prazo poderá impôr um limte mais restrito como um mês. Já os Objetivos a curto-prazo devem ser vistos como mais frequentes, sendo que a frequência diária e semanal é a mais adequada.

 

4º passo – Faça uma Lista de tarefas semanal/diária

E como é que a lista que criou poderá ser posta em prática no dia-a-dia? Comece a sua semana, fazendo uma lista de tarefas que possa espelhar os objectivos a curto-prazo. Terá mais do que um “chapéu” para gerir, portanto lembre-se de fazer uma lista realista, que possa cumprir.

Depois escolha duas ou três tarefas diárias para cada dia. Faça questão de rever essa lista no início de cada semana e no início de cada dia, logo ao acordar.

 

5º passo – Elabore  um horário/calendário

Agora chegamos finalmente à questão essencial que motivou inicialmente este artigo: como estabelecer que chapéu utilizar e quando? No espaço de uma semana não podemos nunca menosprezar um dos nossos chapéus, portanto será necessário que as tarefas que delinear para cada semana tenham em conta este facto (a não ser que não possa por motivos de força maior como uma doença ou um imprevisto no trabalho).

Considero muito útil utilizar um horário para estabelecer a priori alguns dias fixos por semana para alguns chapéus e para poder antecipar o que é possível. É infinitamente mais fácil automatizar determinar tarefas, fixando um dia por semana para as mesmas, sobretudo se são tarefas que se repetem semanalmente. Pelo menos essas já ficam arrumadas, ou seja, têm o seu lugar.

Começando pelo chapéu Casa, a título de exemplo, pode escolher a tarde de Sexta-feira ou de Domingo (caso trabalhe num escritório/fora de casa) e em 4 horas encaixar 2 ou 3 tarefas importantes: pagar as contas da casa, fazer as compras semanais e organizar os seus recibos. Quanto a outras tarefas muito pontuais como a revisão de uma caldeira ou alguma reparação em casa, irá depender se tem alguém a quem delegar ou não, caso contrário tente encaixar num dia de menos trabalho ou, possivelmente ao fim-de-semana.

Se tiver que ir ao seu banco os horários preferenciais serão sempre logo de manhã cedo (8:00) ou à hora do almoço. Tenha sempre o número do seu gestor à mão e prefira marcar com ele uma hora sempre que tiver que assinar algum documento (alguns bancos aceitam até fora do horário de abertura, desde que seja marcado com antecedência). As marcações antecipadas e o uso do email para tratar de tudo o resto são sempre uma boa escolha para poupar tempo e retirar esse peso da sua balança.

O chapéu Trabalho costuma ser o que lhe dá menos escolhas e flexibilidade, sobretudo se trabalhar por conta de outrem, num escritório. Se trabalhar em casa, estabeleça o número de horas que quer/tem de trabalhar por dia para atingir os seus objectivos, mas não se esqueça de deixar um dia livre por semana, pelo menos, para os outros chapéus. Se há determinadas tarefas que tem de fazer mesmo fora do escritório e fora de horas, dê preferência ao final do dia, depois do jantar, deixando uma fatia do dia entre as 19:00 e as 22:00 para o tempo de família.

Relativamente ao chapéu Saúde nem sempre é possível controlar as marcações de consultas ou as idas ao centro de saúde (sobretudo em caso de doença repentina), mas, havendo essa possibilidade, estabeleça à partida um dia por semana para marcação de consultas e, se trabalhar num escritório, organize com o seu patrão essa dispensa do trabalho esporádica, concordando à partida as horas de trabalho para compensar (caso necessário). Desta forma, caso tenha de se ausentar do escritório por motivos de saúde, com menos ou mais frequência, o seu patrão e os seus colegas já estarão de sobreaviso e haverá uma rotina já estabelecida, sempre almejável.

Se precisar de marcar consultas para os seus filhos, pense no dia da semana mais desafogado para o efeito. No meu caso, os meus filhos têm a tarde de quarta-feira livre, poratnto sempre que tenho que ir com eles ao médico escolho sempre esse horário, nem que para isso tenha de esperar mais uma semana para obter uma marcação (desde que não seja nada de urgente).

Para todos os outros casos em que não seja possível prever ou controlar, tenha à partida um ou outro apoio da família, amigos ou colegas de escritório disponíveis para a ajudar nessa tarefa, afinal de contas uma pessoa não é uma ilha.

No que diz respeito ao chapéu Escola, à partida, no início do ano lectivo é possível prever grande parte dos horários dos filhos. De todas as formas, aqui ficam alguns conselhos sobre como gerir esta fatia importante de qualquer família com filhos:

-estabeleça um horário para os seus filhos no início do ano lectivo e faça questão de se reunir com o seu parceiro/a para decidir quem irá rotinamente levá-los e buscá-los todos os dias, quem irá fazer tpcs com os mesmos, em que dias, etc;

-escolha poucas actividades extra-curriculares, sobretudo se o tempo de escola passa as 8 horas diárias – dê primazia ao tempo de brincar livre e sem “regras de adulto” (a não ser o arrumar tudo no fim do jogo);

-a não ser que os seus filhos tenham uma tarde/manhã/dia livre por semana que possa servir para o efeito, marque a actividade extra-curricular ao fim-de-semana, de preferência num período menos requisitado pelas festas de aniversário;

-depois de estabelecido um horário, fale com os familiares de apoio, para que todos possam estar de acordo e sobretudo para que todos possam dar uma ajuda, em caso de imprevisto;

-sempre que haja situações pontuais, como uma festa de aniversário, uma saída de escola ou uma reunião com professores, antecipe como vai ser a sua semana incorporando esta nova situação – avise quem tiver que avisar com a maior antecedência possível;

-tudo o resto que com a escola esteja relacionado e que possa ser controlado (compra de material, verificação de cadernos e de tpcs, verificação de mochilas e de vestiário escolar), pode e deve ter um dia fixo por semana.

O chapéu Formação é talvez o que menos poderá ocupar o seu horário, por ser uma situação muito pontual. De todas as formas, sempre que estiver a pensar optar por enriquecer a sua formação (com uma pós-graduação, um curso de formação, um mestrado, um doutoramento, etc) ou o seu parceiro/a estiver a pensar numa situação semelhante, falem, antecipem, reflictam e organizem o vosso dia-a-dia e “arrumem um lugar” para cada actividade/tarefa que esteja directamente ou indirectamente relacionada. Tudo o que puder ser “orçamentado” em termos de tempo e energia diária, será uma mais valia e um garante para mais tarde.

Resta-nos o chapéu Família, o mais importante de todos e curiosamente o único que nunca incluímos no nosso horário, o que fica sempre de fora porque o vemos como um dado adquirido. Urge uma nova estratégia. Comece a marcar na sua agenda, no seu horário, um tempo para a família. Estipule um dia por semana para almoçar com o seu parceiro/a, marque uma saída ao cinema por mês em família, estabeleça uma tarde, um almoço, um jantar com os avós, agende uma história por dia na hora de dormir dos seus filhos. Faça questão de escrever, anotar, deixar por escrito como se a sua família fosse um daqueles projectos de grande escala em que está a trabalhar no escritório. Na verdade é o seu maior projecto.

E não se esqueça de incluir a sua pessoa nessa agenda. Trate de marcar uma reunião consigo, senão todos os dias, pelo menos uma vez por semana: faça uma pausa de reflexão, leia um livro, faça uma sesta de 20 minutos (power-nap).

 

6º passo – Reveja prioridades

Para este passo nada mais simples do que usar uma boa técnica de gestão do tempo, pelas mãos de Stephen Covey: a matriz de Covey.Screen Shot 2016-01-21 at 14.45.20

A matriz de Covey é uma ferramenta fundamental sempre que se deparar com uma situação em que o assoberbamento entra em cena e deixa de haver um fio condutor que possa ajudar a descernir o passo a seguir. Imagine que tem uma hora e tem de escolher uma tarefa para fazer: vai organizar os seus recibos? vai mandar aquele email ao seu colega? vai passar no supermercado a buscar pão?

A forma de utilizar esta matriz é bastante intuitiva. Experimente-a e use-a nesses momentos cruciais para perceber onde é que está a perder tempo, como pode ser mais eficiente e que tarefa tem mais peso num determinado momento.

Concluídos os passos todos, aproveito para deixar um documento em pdf descarregável que reflecte este plano e que poderá ser preenchido sempre que necessário ou sempre que se quiser começar de novo.

Organize os seus Chapéus!

Bons Chapéus!

 

 

Sobre o Autor:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

Deixa o teu comentário

Este site utiliza o Akismet para reduzir spam. Fica a saber como são processados os dados dos comentários.