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Os 5S no ensino da Organização

Setembro ao rubro

Setembro. Avizinham-se inícios há muito esperados e planeiam-se projectos impregnados de expectativas com desejos de subir mais um degrau. Nesta enxurrada de começos in medias res vem também a escola, Santo Graal para muitos pais que em finais de Agosto erguem já a famigerada bandeirinha branca, pedindo tréguas de batalhas idas.

Se Jane Austen tivesse escrito um livro que descrevesse os meses de férias passados com essas criaturinhas a quem chamamos filhos, chamar-lhe-ia “Demência e Desespero”. Sei que para muitos estas linhas traduzem algum exagero, mas se queremos iniciar um artigo com algum efeito dramático ao estilo de Artur Albarran há que puxar pelos galões e impor um estilo hiperbólico.

E é assim que no primeiro dia de escola o ecoar da abertura efusiva de cervejas e espumantes alheios em sinal de libertação e festejo de um dia há muito ansiado.

Claro que esses festejos são sol de pouca dura porque começamos a lembrar-nos pouco a pouco do que significa exactamente este começo de aulas. É que durante as férias esquecemo-nos destas coisas. Funciona muito como as dores de parto. Já nem sabemos o que são entre um miúdo e o outro. Mas falávamos de escola. Continuemos.

Actividades escolares para pais = modalidade olímpica

Escola, portanto. Uma hecatombe de actividades para os pais tão interessantes e tão intensas que deveriam virar modalidade olímpica:

  • 300 m de encapanço de cadernos e livros;
  • lançamento de pesos, perdão, mochilas pesadas;
  • 100 m barreiras de material escolar;
  • ginástica artística de orçamentos familiares;
  • triathlon de chegada à escola (que inclui “nadar” pelo meio do trânsito entre pontes, no nosso caso).

Claro que eu disse hecatombe pelo efeito dramático. Não consigo mesmo enumerar 100 modalidades diferentes. Nestas tarefas todos os santinhos ajudam, mas, muitas vezes, escolhemos torná-las empresa de uma pessoa só. Estamos tão alienados neste nosso papel que, pelo caminho, esquecemo-nos que os nossos filhotes, alguns já crescidos, têm autonomia suficiente para lidar com algumas delas, aligeirando a carga.

Ensino da Autonomia, ensino da organização

Já falei aqui sobejas vezes que o ensino da autonomia está directamente ligado ao ensino da organização. São competências que pouco a pouco vão-se entranhado nas aprendizagens ao longo de vários anos de escola, contribuindo para um crescimento saudável e promissor.

Estas competências podem ser conseguidas através de diferentes estratégias, dependendo da criança que temos à nossa frente. Nem tudo funciona da mesma forma e cabe a pais e educadores perceber qual a melhor abordagem.

Existem muitas técnicas que podem contribuir para este ensino da organização. Já falei aqui sobre algumas técnicas específicas de processos fabris da indústria japonesa que têm o condão de poderem ser adequadas com toda a facilidade ao contexto das nossas casas para o ensino da organização aos nossos filhos.

Hoje vamos falar um bocado e com mais detalhe sobre a técnica dos Cinco Esses (5S).

Os Cinco Esses no Ensino da Organização

Quando falamos de cinco esses pode dar a ideia de estarmos a falar daquelas mnemónicas giras que passavam no nosso tempo de infância da Rua Sésamo. Do género “o que é que não fica bem aqui?”. Na verdade, mesmo mesmo nada.

O Cinco Esses ou 5S (que é a sua sigla oficial) são cinco práticas-padrão utilizadas na indústria japonesa, sendo um dos grandes pilares da filosofia Kaizen e do famoso TPS criado pela Toyota (Toyota Production System). Para não vos maçar com muitas histórias e teorias sobre o Kaizen e o TPS posso simplesmente dizer que se trata de um conjunto fixo de metodologias e estratégias simples tendo por base os processos e as pessoas sendo estas a grande peça chave que move tudo. Tanto que a Toyota decidiu mudar a sigla para Thinking People System.

Os 5S foram criadas para trazer uma uniformização de actividades diárias complementares a processos de produção no contexto fabril. Envolve tarefas tão simples como retirar o que está a mais, pôr no sítio, limpar, fazer sempre da mesma forma, ter disciplina e verificar.  Soa-te familiar? Parece-se muito com destralhar, organizar, limpar e manter, certo? Onde é que tu já ouviste falar disto? Hmmm…

Queres saber exactamente o que significa cada S, não é? Estou imaginar-te desse lado do monitor a lançar-me impropérios e a dizer “ó mulher cala-te lá com o TPS e diz de uma vez o que é que quer dizer cada S!”. Então, sem demoras, é simples:

Ficaste na mesma não foi? Pois, é compreensível: estas palavras estão em japonês e uma delas assemelha-se muito a um queijo de soja, o SEITAN. Então o que é que significa exactamente cada uma? Vamos já descobrir!

SEIRI = SEPARAR = Descarte

Começamos justamente por uma das actividades que puxa mais pelo nosso músculo da tomada de decisão: o descarte. O que faz sentido porque queremos libertar o espaço de tudo o que está a mais e não nos serve. Numa fábrica isso significa deitar fora ou reciclar peças com defeito, restos de matérias primas sem possibilidade de reutilização e ferramentas que estejam já fora de uso. Em casa isso significa retirar pratos esbotenados, livros que não acrescentem valor e produtos de casa de banho já fora de prazo, entre muitas outras coisas.

Esta é uma tarefa fundamental e ainda mais quando se trata de ensinar a organização às nossas crianças. É aqui que começa um duro processo de selecção, de análise crítica que com a prática se transformará em competência. 

E como ensinar-lhes esta valiosa competência?

Há muitos sítios da casa por onde começar: no quarto deles, nos brinquedos, no espaço de estudo, nos livros. Como estamos no início da aulas, podemos talvez aproveitar a deixa e começar nos cadernos do ano passado e nos materiais já gastos, por exemplo. Depois é uma questão de manter este hábito, todos os dias, sempre que se vem da escola. Sempre que se utiliza esse espaço de estudo. Reciclando folhas de rascunho gastas e libertando a mesa de materiais de uma só utilização que se tenham gasto.

No entanto, isto não se aplica aos trabalhos que a professora mandou para casa. Sobretudo se houver convenientemente um cão em casa que possa “comê-los”, um clássico dos TPCs.

SEITON = SITUAR = Organização

E do descarte passamos para a organização, aquela tarefazinha chata de colocar tudo no sítio. Começa-se logo desde o início por criar um sistema prático e funcional que preveja um espaço para cada coisa. Mais uma vez, em ambiente industrial esta tarefa concretiza-se, por exemplo, na utilização de uma grande gaveta com um espaço designado para cada ferramenta ou num armário com várias caixas acessíveis e devidamente identificadas com etiquetas para materiais vários.

Em casa, isso costuma concretizar-se na gaveta dos talheres na cozinha, na caixa dos carrinhos de brincar no quarto do filho ou na estante onde se guarda, entre outras coisas, os arquivos com as declarações de IRS e outros documentos fiscais.

Esta não é uma tarefa fácil de ensinar, sobretudo porque na grande maioria das vezes é aquela que atrai maior preguiça, mesmo dos adultos, não é verdade?

“Afinal de contas quem tem vontade de pôr os recibozinhos na gavetinha do costume quando se chega a casa? Estão tão bem no fundo da nossa carteira, nos bolsos, no chão do nosso carro…”

Temos que começar por nós e depois pouco a pouco vamos treinando esse automatismo com eles. Isso pode acontecer de várias formas, dependendo da idade:

  • poderá começar-se por colocar os carrinhos na caixinha deles depois de se acabar de brincar;
  • poderá passar por dobrar as roupas que não estão a uso em cima da cadeira (e não no meio do chão que parece ser o habitat “natural” delas, sobretudo segundo a malta adolescente…);
  • e no contexto dos estudos, poderá simplesmente concretizar-se na arrumação dos livros, cadernos, canetas, lápis de cor nos sítios predefinidos (estantes, gavetas, caixas, etc).

Esta prática tem de ser constante. Só assim se poderá criar o automatismo e uma consciência arrumada. Do momento em que este passo está assimilado e incorporado na rotina, torna-se numa brincadeira de crianças. O que até calha bem porque elas são…. crianças…

Porque devemos dar ênfase a esta tarefa específica? Porque tudo o que é organização exterior tem um impacto na nossa organização interior. Crianças que saibam colocar tudo no sítio por norma conseguem esquematizar uma ideia na sua cabeça com maior clareza, sem smoke screens, focadas no essencial. Sabem o que querem e o que é preciso fazer. O que é mesmo mesmo muito bom.

SEISOU = SANIFICAR = Limpeza

Da organização passamos à limpeza. Depois de tudo arrumado, devemos assim tratar de limpar e acondicionar superfícies, cantos, chão, em suma, todo o espaço de trabalho. Mais uma vez, num espaço fabril isso é feito por cada trabalhador no seu turno, tendo a responsabilidade de deixar a bancada limpa e pronta a ser usada pelo colega seguinte.

Um pouco como está espelhado na regra que é mencionada no filme Ratatouille quando Linguini, uma das personagens principais, anda a apreender umas coisas sobre gestão de cozinhas. “Keep your station clear!” E porquê? Porque o espaço é partilhado por várias pessoas e se cada um fizer a sua parte, não há peso a mais para ninguém.

Em casa isso significa deixar a casa de banho como se encontrou ou ainda limpar os balcões da cozinha das migalhas depois de se preparar uma torrada. Num espaço de estudo poderá ser passar a vassoura ou o aspirador para apanhar as aparas do lápis, passar um pano na secretária ou limpar o monitor do computador, entre muitas outras coisas.

“E com esta provavelmente vou ter a resposta de muitos pais a achar que estou pr’áqui a exigir demasiado da criançada.”

Sim, é verdade. As crianças deveriam limpar. Desde pequenas. Como fazem no Japão, como se pode ver por este video.

“Mas então porquê? Já temos uma empregada que faz isso em nossa casa!” – Dizem vocês. Se pensarem bem é uma actividade diferente de todas as que têm no dia-a-dia. Um actividade que entrará cada vez mais em contraste com as actividades escolares no seu dia-a-dia. Em média uma criança a partir dos 6 anos passa 6 a 8 horas na escola. Grande parte desse tempo é passado sentada numa cadeira numa actividade puramente intelectual. Necessária, sem dúvida. Mas pela quantidade de tempo desproporcional que é dedicada a esta actividade, urge criar outros momentos para criar um equilíbrio. Brincar, praticar desporto, fazer uma caminhada de descoberta da natureza, entre outras.

“Tal como todas essas actividades, a limpeza é uma excelente forma de quebrar esse molde da actividade mental.”

Fazendo algo físico, descansando o cérebro, enquanto ganha destreza e motricidade, aprende a manipular objectos, compreende a logística de uma tarefa tão simples quanto passar a vassoura no chão ou o funcionamento de um aspirador.

Por vezes, nós, adultos que já fizemos limpeza milhares de vezes, podemos desencorajar a descoberta desta nova actividade pela nossa perspectiva e negatividade. Temos que a ver com outro olhar, o olhar da novidade e de uma certa curiosidade científica. Por outro lado, iremos também trazer para a balança a perspectiva da responsabilidade de manter limpo um local que é pertença da criança, como o seu quarto ou o seu espaço de estudo. À medida que vamos criando nos nossos filhos essa rotina da limpeza (que, já agora, pode ser transformada num jogo para os mais pequenos), vamos criando autonomia e sentido de responsabilidade, de pertença e brio pelo trabalho bem feito.

E nada dá maior satisfação do que o final de um trabalho físico bem feito. Já o dizia Morgan Freeman no filme “Bruce Allmighty” nesta cena, lembram-se?

 

SEIKETSU = SISTEMATIZAR  = Padronização

As 3 tarefas que vimos até agora têm um propósito único e exclusivo a cada uma mas têm uma característica em comum: têm todas de seguir uma metodologia uniforme. Esta é seguida à risca pelos trabalhadores numa fábrica, havendo regras específicas para a prática da limpeza, instruções sobre como arrumar correctamente as ferramentas que se utilizou nesse turno e o que deve ser considerado material para reciclar ou descartar. Regras e metodologias que são acordadas, ensinadas através de formação e da devida verificação.

Em casa, cabe aos pais passar esse testemunho aos filhos. Explicar como se faz, fazendo. Dando o exemplo e deixando fazer, com as correcções oportunas e a dose adequada de incentivo e reforço positivo. Escusado será dizer que não vai ser nem à primeira nem à segunda que vão ter resultados promissores. Deverá ser dado o espaço e o tempo necessários para que essas competências sejam assimiladas. Sem esquecer de explicar o porquê de se fazer algo de determinada forma, podendo até debater-se e entrar-se em acordo sob a melhor maneira de se realizar essas tarefas, o que funciona muito bem com filhotes um pouco mais crescidos e com iniciativa.

E sim, não é empresa fácil. Tem a sua dose de desespero. O tal livro de Jane Austen que mencionei há bocado. Que por esta altura já vai no segundo volume.

SHITSUKE = SONDAR/VERIFICAR = Disciplina

Da padronização passamos directamente para a disciplina. Finalmente, no ambiente fabril isso toma os contornos de uma auditoria em que se verifica a eficácia da implementação dos 5S, o que está bem feito, o que precisa de melhoria. Essa vistoria é feita segundo um plano, seja ele mensal, trimestral ou com outras janelas temporais, dependendo dos projectos.

Em casa esta tarefa não deve ser mais do que a consolidação da matéria dada, com a devida verificação da parte dos pais. As crianças precisam de rotina e disciplina. Falamos na importância dessas duas virtudes quando falamos de estudo, quando o assunto em questão é o sono, no que diz respeito à higiene.

“No entanto, a organização e a prática diária da mesma é quase sempre relegada para segundo plano. Porquê?”

Muitas vezes porque achamos estar a exigir demais, porque dá trabalho ensinar a limpar e pôr no sítio. Porque é mais rápido ao final do dia, quando estamos cansados, tratar do assunto pelas nossas próprias mãos. Mais rápido do que insistir que as nossas criaturas arrumem o que está fora do sítio, que limpem o que acabaram de sujar, que deitem fora o que está obviamente a ocupar espaço sem necessidade.

Eu sei do que falo. Com 3 crianças já adolescentes muitas foram as batalhas para conseguir ajudar a conquistar a autonomia que eles têm hoje. Muitas vezes eu quis ceder, vezes em que senti aquela voz irritante tipo rainha da Inglaterra dentro de mim. Sabem, aquela que nos diz “Se fizeres tu, despachas-te mais rápido e aterras no sofá!”. Precisei de mesmo muita teimosia para dar continuidade ao meu raciocínio. Ajuda saber que estamos no caminho certo e que o nosso esforço em breve (uns aninhos depois…) será recompensado.

Insistam, portanto. Não desistam. Puxem pelas capacidades que vocês sabem que eles têm. Façam disso o vosso mantra. Até que um dia deixe de ser necessário insistir tanto e eles façam sozinhos, com algumas achegas vossas. Tão bom, não é?

Sobre o Autor:

Decidida, perseverante e viciada em desafios, mãe de 3 filhotes e esposa de italiano, a Rita é também, nas horas vagas, licenciada em Línguas e Literaturas Clássicas e Portuguesas, um curso que, indirectamente, a impulsionou a descobrir o mundo, ainda inexplorado, dos dispositivos médicos e da criopreservação de células estaminais, onde exerceu um papel de relevância no apoio logístico. Teve desde cedo o bichinho da organização, com a mania de querer sempre melhorar tudo e encontrar soluções para toda a gente e foi nesses dois âmbitos dos serviços médicos que começou a perceber que havia ali algum padrão reconhecível e caminho a singrar. Acabou a seguir o trilho de Professional Organizer, profissão ainda desconhecida em território português, fez formação nos Estados Unidos e tornou-se numa das POs pioneiras em Portugal, com formação certificada pela NAPO (National Association of Professional Organizers) da qual é também membro. Já andou pelo Consulado de Itália no Porto e pelo ramo imobiliário, mas é na OrganiGuru, a escrever o seu blog de ideias de organização (OrganiBlog) e a ajudar clientes a organizarem-se melhor que a Rita se sente como peixe dentro de água. Perita também na gestão de projectos e pessoal, nos seus tempos livres adora viajar e aprender novas línguas, deixar no perfil do FB as mil e uma ideias que lhe passam pela cabeça, resolver o cubo de Rubik 3x3 (quase) em apneia e aventurar-se pelo mundo da pastelaria, a sua catarse e terapia pessoal, sobretudo se envolver chocolate com 70% de sólidos de cacau. E uma cervejinha artesanal.

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